Thomas Bartsch - Martin Bubolz - Steuerberater Lübeck

Bubolz & Bartsch
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Schönböckener Straße 10
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Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) werden durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung ab dem 1.7.2011 die bislang sehr hohen Anforderun­gen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen redu­ziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhö­he abgebaut.

Zu den wichtigsten Fragen hat das Bundesfinanzministerium in einem Frage-Antwort-Katalog Stellung genommen.

a.    Wer ist von der elektronischen Rechnungs­stellung betroffen?
Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne - unabhän­gig von der Größe des Unternehmens - kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zu­stimmt. Jeder - sei es Unternehmer, sei es Privatperson - kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.

Die Rechnungsausstellung ist eine zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zugrunde liegenden Schuldverhältnis. Umsatzsteuer­lich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine der Umsatzsteuer unterliegende Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unterneh­men oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt. Gegenüber Privatpersonen ist der leistende Un­ternehmer nur zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird; ausgenommen sind Dokumente des Zah­lungsverkehrs, z. B. Mahnungen.

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebli­ches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwi­schen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.

b.    Elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hie­runter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.

Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung.

Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rech­nungen wird ab dem 1.7.2011 nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.

c. Anerkennung einer Papier- oder elektro­nischen Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteu­erlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält.

d.   Was bedeutet Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung?
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt werden kann.

Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleis­tet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

e.    Lesbarkeit einer Rechnung
Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesba­ren Form geschrieben sein.

f.    Verfahren zur Übermittlung elektronischer Rechnungen
Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung ist technologieneutral ausgestaltet. Das bedeutet, dass kein be­stimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrie­ben ist. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat.

Elektronische Rechnungen können daher in ganz unter­schiedlichen Formen den Empfänger erreichen: Als E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass nach dem Ge­setzentwurf eine Signatur nicht mehr vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann.