Thomas Bartsch - Martin Bubolz - Steuerberater Lübeck

Bubolz & Bartsch
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Schönböckener Straße 10
23556 Lübeck

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Pflichtangaben in der Rechnung
Eine Rechnung kann aus einem oder mehreren Dokumenten bestehen. Die Gesamtheit aller Dokumente, die die nach dem UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten, bildet die Rechnung. In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten enthalten sein. Grundsätzlich sind in dem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.

1.   Name und Anschrift des leistenden Unter­nehmers und des Leistungsempfängers
In der Rechnung sind der Name und die Anschrift des leis­tenden Unternehmers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig anzugeben.

Wichtig: Dem Leistungsempfänger steht der Vorsteuerabzug nur dann zu, wenn aus dem Abrechnungspapier der leistende Unternehmer eindeutig und nachprüfbar festzustellen ist.

2.   Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Der leistende Unternehmer muss in der Rechnung entweder die ihm vom inländischen Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in seiner Rechnung angeben.

Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die Um­satzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unter­nehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Un­ternehmers anzugeben.

Ein nach dem 31.12.2003 geschlossener Vertrag über Dau­erleistungen z. B. Miet-, Pacht- oder Leasingverträge erfüllt die Anforderung des UStG nur, wenn er die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers enthält.

3.   Rechnungsdatum
Damit eine Rechnung einer Periode zugeordnet werden kann, muss sie das Ausstellungsdatum enthalten.

4.   Rechnungsnummer
Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Im Fall der Gutschrift ist die fortlau­fende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben.

5.   Beschreibung der Leistung bzw. Lieferung  
Die erbrachte Leistung bzw. Lieferung muss in der Rechnung so beschrieben werden, dass sie bezüglich Objekt, Zeitraum, und Umfang eine eindeutig und leicht nachprüfbare Identifi­zierung ermöglicht. Eine allgemeine Angabe wie z. B. „Techni­sche Beratung" führt zum Versagen des Vorsteuerabzugs.

Das Abrechnungspapier muss Angaben enthalten, welche die eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung bzw. Lieferung ermöglichen. Der Aufwand zur Identifizierung der­selben muss dahingehend begrenzt sein, dass die Rechnungs­angaben eine leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung bzw. Lieferung ermöglichen, über die abgerechnet wurde.

6.   Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung und der Vereinnahmung des Entgelts
In der Rechnung ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben. Das gilt auch bei der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts für eine noch nicht aus­geführte Leistung, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung jeweils feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum iden­tisch ist.

Soweit periodisch wiederkehrende Zahlungen im Rahmen ei­nes Dauerschuldverhältnisses in der Höhe und zum Zeitpunkt der vertraglichen Fälligkeiten erfolgen und keine ausdrückli­che Zahlungsbestimmung vorliegt, ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird.

Wichtig: Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 17.12.2008 ist in einer Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung auch dann zwingend anzugeben, wenn er mit dem Ausstel­lungsdatum identisch ist.

7.   Entgelt
In der Rechnung sind die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben. Zusätzlich ist jede im Voraus vereinbarte Minde­rung des Entgelts - sofern sie nicht bereits im Entgelt berück­sichtigt ist - anzugeben. Dies bedeutet im Fall der Vereinba­rung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, dass in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen ist.

8.   Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In der Rechnung ist der Steuersatz sowie der auf das (Netto-) Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall der Steuerbefrei­ung ein Hinweis darauf und den Grund derselben anzubringen. Dabei reicht eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. „Ausfuhr", „innergemeinschaftliche Lieferung", „steuerfreie Vermietung", „Krankentransport" aus.

9.   Aufbewahrungspflicht
Besteht eine Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privat­personen (Leistungen im Zusammenhang mit einem Grund­stück), muss der Unternehmer den Leistungsempfänger in der Rechnung auf dessen Aufbewahrungspflicht hinweisen. Hier­bei ist es ausreichend, wenn in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis enthalten ist, dass eine Privatperson diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterla­ge zwei Jahre aufzubewahren hat.