Thomas Bartsch - Martin Bubolz - Steuerberater Lübeck

Bubolz & Bartsch
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Schönböckener Straße 10
23556 Lübeck

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Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung kann zu hohen finanziellen Belastungen führen. 

Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung bei elektronischen Kassensystemen sind verschärft und einige Ausnahmeregelungen sind gestrichen worden. 

Alle Daten des elektronischen Kassensystems müssen mittlerweile so gespeichert werden, dass ein Betriebsprüfer diese direkt aus der Kasse auslesen kann. Wie bisher sind auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse, wie Bedienungsanleitung und Programmieranleitung oder Protokolle von Umprogrammierungen aufzubewahren. 

Daneben müssen sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems "unverdichtet" gespeichert werden. Es ist unzulässig, Einzel-Bons zu Gunsten des Tagesendsummen-Bons zu löschen. Auch dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht ausschließlich in gedruckter Form vorgehalten werden - was wiederum zufolge bedeutet, dass die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier nicht ausreichend ist. 

Wesentlich ist auch, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde. 

Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist bereits dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. Im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung ist einer Schätzung der Einnahmen durch die Betriebsprüfung mit unkalkulierbaren Folgen für das Unternehmen Tür und Tor geöffnet. 

Übergangsfrist bei technischen Problemen bis 31.12.2016
Auf dem Markt gibt es die unterschiedlichsten Arten von Registrierkassen und nicht alle können die neuen Anforderungen erfüllen.

Wenn ein Kassensystem bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt und nachweislich* nicht umgerüstet werden kann, genügt es, weiterhin nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren.

 *Achtung: Der Nachweis sollte vom Hersteller des Kassensystems abgefordert werden!

Unternehmer die keine elektronische sondern eine sogenannte offene Ladenkasse (z. B. auf Jahrmärkten) nutzen, sind selbstverständlich nicht  gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungs-pflichten bestehen. 

Was Sie tun müssen, um eine Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung nahezu sicherstellen zu können, sollten wir in einem persönlichen Gespräch klären!